Naukowcy z Poznania zbadają ryzyka imprez biegowych

Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu realizuje projekt badawczy, którego celem jest oszacowanie ryzyka imprez biegowych takich jak półmaratony, maratony, biegi górskie, survivale oraz triathlony. Autorzy projektu chcą, aby jak najwięcej organizatorów biegów w Polsce zarządzało ryzykiem w imprezach sportowych. Dlatego zamierzają opracować i dostarczyć im kompleksowy raport, który będą mogli wykorzystać planując swoje imprezy.

Projekt “Zarządzanie ryzykiem imprez biegowych i triathlonowych” prowadzony jest przez międzynarodowy zespół badawczy, na czele którego stoi dr hab. inż. Jacek Łuczak, prof. nadzw. Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Postanowiliśmy porozmawiać z nim na temat tego nowatorskiego w Polsce badania.

Panie profesorze, jakie ryzyko najczęściej występuje podczas imprez biegowych?

Najczęściej ryzyka związane są z regułami dopuszczania uczestników do startu w imprezie. Szczególnie istotny jest to czynnik w obliczu coraz częstszych przypadków śmiertelnych na trasie lub po ukończeniu zawodów. Inne ryzyka to te związane z zapewnieniem odpowiednich zasobów personalnych potrzebnych do organizacji imprezy i czuwania nad jej prawidłowym przebiegiem. Chodzi tutaj zarówno o odpowiednio przeszkolonych wolontariuszy, jak i służby bezpieczeństwa takie jak straż czy policja. Kolejne ryzyka jakie wyróżniamy dotyczą form promocji imprezy i kwestii ich skuteczności, a także zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych uczestników.

Istotne ryzyko generuje jeden z czynników, który do dnia imprezy pozostaje tajemnicą, a zatem pogoda. Możemy tutaj mieć do czynienia na przykład z nagłymi zmianami aury. Ryzyko wtedy rośnie, jeśli organizator nie wypracował odpowiednich procedur na taką okoliczność. Wreszcie kolejne zagrożenie dotyczy samej trasy biegu, jej przepustowości i kwestii zabezpieczenia przy jednoczesnym zadbaniu o jej atrakcyjność. Na koniec nie można zapominać, że często imprezy biegowe to prywatne przedsięwzięcia organizowane w ramach normalnego rachunku biznesowego. Zatem dla organizatora jednym z najważniejszych celów jest osiągnięcie zysków z imprezy na zakładanym poziomie. To również istotny czynnik ryzyka.

Badanie jest dobrowolne oraz anonimowe. Skąd jednak macie pewność, że organizatorzy biegów szczerze będą odpowiadać na pytania zawarte w ankiecie? Mogą pojawić się obawy o to, że do imprezy przytknie łatka np. biegu źle zabezpieczonej.

To jest generalny problem związany z tego typu badaniami. Właśnie dlatego dokładamy wszelkich starań dla zapewnienia anonimowości wyników. Rezultat szacowania ryzyka jest znany wyłącznie organizatorowi. Publikacji podlegają tylko dane „uśrednione”, poddane analizie statystycznej. Organizator, który udzieli celowo błędnych odpowiedzi, najbardziej szkodzi sobie – otrzyma błędne wyniki zawarte w raporcie. To z kolei jest żadną bazą dla podejmowania działań na ryzykach o statusie nieakceptowalnym. To szkoda dla uczestnika badania. Do zaawansowanych analiz używamy programu SPSS, co pozwala na identyfikację różnego typu anomalii w rezultatach. Być może w skali całego projektu takie wyniki zostaną odrzucone.

Jeśli już oszacujecie wszystkie ryzyka związane z daną imprezą biegową, to co dalej? Przekazujecie tylko wyniki badań organizatorowi czy też wskazujecie rozwiązania? Czy rekomendujecie działania, jakie organizator powinien podjąć w celu wyeliminowania zagrożeń?

Po wykonaniu szacowania czynników przez danego organizatora imprezy, wyniki poddajemy analizie statystycznej oraz konfrontujemy ze sobą odpowiedzi różnych przedstawicieli danej imprezy. Następnie na podstawie naszej wiedzy o wielkości, specyfice imprezy, miejscu jej przebiegu oraz danych uzyskanych podczas szacowania przygotowujemy raport. Prezentujemy w nim zarówno ryzyka z podziałem na kategorie istotności – ryzyka nieakceptowalne wobec których należy podjąć działania, ryzyka akceptowalne warunkowo – wobec, których również zalecane jest podjęcie działań oraz ryzyka akceptowalne i nieistotne, jak również rozkład ryzyk w poszczególnych grupach. Czynniki ryzyka zostały podzielone na dziewięć grup m.in. bezpieczeństwo, organizacja, budżet i finanse, środowisko i siła wyższa. Raport kończy szczegółowe omówienie wyników oraz rekomendacje.

Za 2-3 miesiące każdy z uczestników otrzyma raport, który będzie zawierał odniesienia do wyników uśrednionych (z innych szacowań). To pozwoli na analizę i porównanie wyników danej imprezy w odniesieniu do szacowań dokonanych przez innych organizatorów.

Projekt „Zarządzanie ryzykiem imprez biegowych i triathlonowych” jest projektem międzynarodowym, realizowanym m.in. na University of Georgia czy Reykiavik University. Wiadomo już może, jak na tle zagranicznych imprez wypadają polscy organizatorzy?

Projekt rozpoczął się w listopadzie 2017 roku, zgodnie z założeniem dopiero w drugim kwartale 2018 roku przystąpimy do badań poza Polską. Eksperci spoza naszego kraju uczestniczyli w identyfikacji czynników ryzykach i ocenie znaczenia poszczególnych grup czynników.

W swoim badaniu szacujecie ryzyka dotyczące półmaratonów, maratonów, biegów górskich, triathlonów czy biegów survivalowych. Czy istnieje przełożenie, na zwiększanie się ryzyka w zależności od dystansu biegów?

Pierwotna koncepcja koncentrowała się na 2 grupach: biegi długodystansowe (półmaratony, maratony) oraz triathlony. Chodziło o spójność próby badawczej w odniesieniu do uczestników – generalnie zawodnicy amatorzy, ale przygotowujący się do startów. To określa także wymagania wobec imprez i organizatorów. Niebawem rozpoczynamy także badanie grup triathlonowych i biegowych. W ten sposób chcemy oszacować ryzyka uczestnictwa w imprezach sportowych. Praktyka pokazała, że jest wielka różnica w imprezach biegowych, dlatego nastąpiła dywersyfikacja badania na „biegi uliczne” (21K, 42K), biegi górskie oraz survivale. Bardzo trudno odpowiedzieć na tak postawione pytanie, bowiem nie ma prawidłowości. Każda z imprez ma innych poziom ryzyka, często róże ryzyka dominujące.

Szacujecie ryzyka imprez biegowych w oparciu aż o 100 czynników. To bardzo dużo.

Pierwotnie baza dla imprez biegowych składała się 76 czynników ryzyka, dla triathlonów było to 90 czynników. Każdy z uczestników badania jest także proszony o wskazanie czynników ryzyka, jakie nie zostały ujęte w bazie. Tak duża liczba czynników wynika stąd, że celem badania jest kompleksowa analiza. Wszelkie uproszczenia zawężają wartość wyników i informacji dla ewentualnych decyzji związanych z lepszym zabezpieczeniem imprezy.

W badaniu przewidujecie m.in. ryzyko wystąpienia zamachu terrorystycznego podczas imprezy biegowej oraz wiele innych scenariuszy. Chyba nieliczni organizatorzy w planowaniu imprezy w ogóle uwzględniają możliwość takiego zdarzenia?

To prawda, w Polsce temat ataków terrorystycznych nie jest pierwszoplanowy. Wyniki szacowania wskazują, że organizatorzy oceniają wysoko skutek (ew. śmierć uczestników i widzów), ale jednocześnie oceniają bardzo nisko prawdopodobieństwo wystąpienia. W efekcie – ryzyko jest na poziomie akceptowalnym (ew. warunkowo akceptowalnym). I to jest logiczny wynik – skoro na szczęście do tej pory nie było żadnych przypadków terroryzmu.

Jednak zwracamy uwagę, że wszystkie ryzyka, dla których potencjalny skutek ma najwyższą wartość (niezależnie od oceny prawdopodobieństwa) powinny być pod szczególnym nadzorem i wymagają jednoznacznie określonych zabezpieczeń (polityk, procedur, organizacji itd.)

Proponujemy przyjąć metodykę, że nawet jeżeli ostatecznie ryzyko uzyska status akceptowalnego, ale jego skutek zostanie oceniony maksymalnie – to wymaga on podjęcia planowych działań. W tym obszarze warto także zwrócić uwagę na ryzyka terrorystyczne związane z zatruciem żywności, czy napojów. To osobna kategoria w badaniu.

Jaki jest cel Waszego badania?

Cel naukowy związany jest z weryfikacją postawionych hipotez. Przede wszystkim weryfikowane jest założenie, że organizatorzy nie szacują ryzyk i wobec tego nie wykorzystują wyników do kształtowania jakości i bezpieczeństwa imprez. Hipotezy zakładają także, postrzeganie określonych ryzyk na poziomie nieakceptowalnym, czy warunkowo akceptowalnym.

Celem jest także promowanie zarządzania ryzykiem w imprezach sportowych i samych imprez. Cel praktyczny natomiast to inicjacja wśród organizatorów zarządzania ryzykiem – opracowanie i dostarczenie raportu z szacowania, ponowienie badań za jakiś czas, kolejny raport, kolejne wersje raportu odnoszące wynik szacowania ryzyka danej imprezy do uśrednionych wyników innych imprez.

Nie mamy żadnych wątpliwości, że szacowanie ryzyka z czasem będzie się upowszechniało i nabierało kluczowego znaczenia w decyzjach w zakresie zabezpieczeń. Dokładnie znamy przypadki z rynku amerykańskiego, gdzie w przypadku wypadków śmiertelnych, jednym z pierwszych pytań prokuratorskich jest raport z szacowania ryzyka i plan działań podjętych na jego podstawie.

Oprócz organizatorów imprez biegowych w Waszym badaniu mogą wziąć udział także uczestnicy tych imprez. Co biegacze mogą wnieść do tego badania?

Przygotowujemy się do badania, a w zasadzie kilku badań, w których podmiotami będą nie organizatorzy, ale uczestnicy. W tym przypadku celowo dobrane grupy (treningowe), w pierwszej kolejności triathlonowe. Celem badania jest dokonanie oceny ryzyka przez uczestników imprez (bowiem trudno by było ograniczyć to do konkretnej imprezy). Jestem w toku weryfikacji listy czynników, bowiem wymaga dostosowania. Wracając konkretnie zatem do pytania, to wydaje się być celowe spojrzenie na postrzeganie ryzyk z punktu widzenia sportowców – amatorów, bowiem to dla nich organizowane są imprezy. Dla organizatora istotną informacją będzie porównanie wyników szacowania i zwrócenie uwagi na te czynniki, które są odmiennie wyszacowane. Organizator planuje działania wobec czynników o ryzyku „nieakceptowalnym”, a jednocześnie uczestnicy szacują ten sam czynnik jako „akceptowalny”. Warto takim przypadkom się przyjrzeć i zgłębić i być może zweryfikować „punkty ciężkości” działań zabezpieczających imprezę.

Jak długo będzie trwało to badanie? Czy planujecie za jakiś czas powtórzenie badania w celu sprawdzenia czy organizatorzy wdrożyli rozwiązania zabezpieczające przed wykazanymi zagrożeniami?

Czas trwania projektu nie został dokładnie określony, dopóki będą zainteresowani my jesteśmy otwarci na współpracę. Oczywiście zakładamy wykonanie badania powtórnie wśród tych samych organizatorów. Zakładamy zakończenie pierwszej tury badań przed sezonem 2018, i powtórną turę przed kolejnym sezonem. Jednak weryfikację skuteczności zabezpieczeń pozostawiamy organizatorom, to wykracza poza ramy projektu. Jednocześnie ponowienie szacowania ryzyka, pozwoli na pewno na weryfikację postrzegania zagrożeń z uwzględnieniem doświadczeń jakie przyniosła dana impreza i inne.

Dużo ostatnio się czyta o przypadkach śmiertelnych podczas imprez biegowych. W jaki sposób Wasze badanie może pomóc zmniejszyć ten problem, bo całkowicie wyeliminować się go chyba nie da?

W pierwszej kolejności organizator oszacuje czynniki ryzyka, które mogą zakończyć się śmiercią. Czyli wewnętrznie, a także zewnętrznie może pokazać jak ocenia ryzyko śmierci zawodnika. To powinno skłonić uczestnika badania do weryfikacji zabezpieczeń w tym zakresie, i być może stwierdzić, że ryzyko jest akceptowalne lub nie, i zaplanować dodatkowe działania. Istotą szacowania ryzyka jest formalna identyfikacja czynników i metodyczna ocena. A zatem to jest moment, kiedy trzeba dokonać gradacji ryzyk i jednoznacznie stwierdzić, które z nich są, a które nie są akceptowalne zważywszy na doświadczenia i zaplanowane zabezpieczenia. Może się zatem okazać, że uznajemy, że zrobiliśmy wystarczająco dużo, lub powinniśmy jednak podjąć dodatkowe działania. Przewagą działań opartych o szacowanie ryzyka jest podejście systemowe, czyli krytyczność zabezpieczeń determinują ryzyka z kategorii nieakceptowalnej o najwyższym wskazaniu.

A zatem uczestnik badania jest niejako zmuszony do analizy czynników potencjalnie skutkujących śmiercią i świadomie uznać te ryzyka jako akceptowalne lub nie.

Jak organizatorzy imprez biegowych zapatrują się na Wasze badanie? Chętnie współpracują?

Odkąd rozpoczęliśmy projekt tak naprawdę spotykamy się z bardzo pozytywnym odbiorem. Organizatorzy, do których do tej pory udało nam się dotrzeć z reguły są zainteresowani i wyrażają chęć przystąpienia do badania. Oczywiście zdarzyły się też sporadyczne odmowy, jednak po jakimś czasie i ci organizatorzy decydują się nawiązać współpracę. Różnie bywa z czasem trwania badań, jedni wykonują go bardzo sprawnie, od ręki, inni potrzebują więcej czasu, co głównie wynika z konieczności wypełnienia innych obowiązków. My na każdym kroku staramy się wspierać uczestników badania, służyć radą i pomocą, tak aby przebieg badania był dla nich jak najmniej uciążliwy.

Od początku informujemy, że badanie zajmuje 30-40 minut i wymaga zaangażowania. Ale to jest nieuniknione dla poważnego potraktowania tematu. Ale ten fakt powoduje niecierpliwość uczestników. Mamy nadzieję, że zainteresowanie będzie jeszcze większe. Tym bardziej, że poza walorem badawczym organizator otrzymuje bardzo konkretny raport, który na pewno jest wart zaangażowania czasowego.

Czy Wasze badanie skierowane jest tylko do organizatorów dużych biegów o frekwencji kilku bądź kilkunastu tysięcy uczestników, czy również do tych bardziej kameralnych?

W tym momencie badanie skierowane jest do organizatorów imprez biegów długodystansowych (maraton i półmaraton), biegów survivalowych, górskich oraz triathlonów (na wszystkich dystansach) bez względu na wielkość zawodów. Póki co w badaniach nie uwzględniliśmy organizatorów biegów na krótszych dystansach, co nie oznacza, że zamykamy się na takie wydarzenia. W przyszłości na pewno poszerzymy nasze badania o takie właśnie imprezy. Oczywiście jeśli organizatorzy biegów na innych dystansach niż maraton i półmaraton byliby w tym momencie zainteresowani oszacowaniem ryzyka dla ich imprezy my jesteśmy zawsze chętni współpracę.

Musimy zadbać o porównywalność imprez, co jest niezbędne do analiz.

Jaka jest ogólna świadomość zagrożeń wśród organizatorów biegów w Polsce?

Nie ma wątpliwości, że mamy zorganizowane biegi na bardzo dobrym poziomie. Wydaje się także, że postrzeganie ryzyk jest adekwatne do specyfiki zagrożeń w warunkach polskich. Jednak powszechny wniosek jest taki, że nie jest stosowane formalne szacowanie ryzyka, i jednocześnie zabezpieczenia nie są do nich odnoszone. Systemowe zarządzanie ryzykiem nie jest praktyką. A nie ma żadnych wątpliwości, że będzie – bowiem tego dowodzą organizatorzy z dłuższą praktyką w tym zakresie. To nie jest łatwe, ale bardzo sensowne – i wewnętrznie, ale także zewnętrznie – dla jakości i bezpieczeństwa imprez, a nawet w celach dowodowych. Oby nigdy nie były potrzebne.

Szczegółowe analizy pokazują także, że nie dostrzegamy w ogóle czynników, którymi zarządza się na świecie – np. celowy dobór (z uwagi na wskazania dietetyczne) środków żywieniowych na trasie, czy zagrożeń związanych z potencjalnym zakażeniem zdrowotnym żywności.

Dziękuję za rozmowę
Grzegorz Dulnik

Więcej szczegółów dotyczących badania znaleźć można na stronie runresearch.pl