Budżet biegu bez tajemnic. Ile zarabiają organizatorzy?

Organizator biegów – mogłoby się wydawać, że zawód jak każdy inny. Pracujesz, robisz swoje, oferujesz usługę, klient za nią płaci i tak dzień po dniu, tydzień po tygodniu. Otóż okazuje się, że bycie organizatorem w Polsce, to rola daleko większa. To rola promotora sportu. Opowiem Wam dziś o tym, jak wygląda budżet biegu.

Zdania o tym, że organizatorzy są zachłanni, słyszałem wielokrotnie. “Oni tylko chcą zarobić”. To hasło, które pojawi się w każdej dyskusji. Jeśli bieg kosztuje trochę więcej, to z automatu organizator jest chytry. Chociaż są to pojedyncze opinie, to myślę, że warto pochylić się w tym momencie nad kosztami i wpływami biegów, bo w najbliższym czasie na pewno nastąpią podwyżki opłat startowych. Zasady ekonomii są nieubłagane i chociaż praktycznie każdy z organizatorów, których znam to pasjonat, to z pasji jeszcze nikt się nie utrzymał.

Większość zawodów w Polsce to małe i średnie imprezy, dlatego na potrzeby tej analizy przyjmiemy zawody na 10 km dla 300 uczestników rozgrywane w większości w terenie leśnym.

Koszty biegu możemy podzielić na dwie kategorie. Koszty stałe, których wysokość będzie niezależna od liczby uczestników oraz koszty zmienne. Na potrzeby poniższej analizy zakładamy cenę pakietu startowego na poziomie 50 złotych.

Koszty stałe

1. Pomiar czasu i formularz zapisów – 3 100 złotych
2. Opieka medyczna – 1500 złotych
3. Puchary ( założenie 5 kategorii wiekowych oraz kategoria open) – 36 pucharów – 1 300 złotych
4. Spiker – 600 złotych
5. Woda na trasie – 300 złotych
6. Zmiany organizacji ruchu – projekt oraz wdrożenie – 3000 złotych (koszt przy biegu ulicznym jest wielokrotnie wyższy)
7. Fotograf – 700 złotych
8. Materiały drukowane do biura zawodów – 200 złotych
9. Oznaczenia kilometrów na trasie – 300 złotych
10. Brama startowa – 200 złotych  (w przypadku wynajmu lub bezpłatnie jeśli od partnera)
11. Nagrody  dla zawodników TOP3 – 1000 złotych (lub 0 złotych, gdy nagród Open nie ma)
12. Agregat – 300 złotych (w przypadku wynajmu)

SUMA:  8 500 złotych, w przypadku biegu w 100% rozgrywanego w lesie.

To koszt stały, który może być tylko obniżony w przypadku np. posiadania własnego pomiaru czasu lub umowy na kilkanaście lub więcej biegów. Jeśli przecinana jest jakakolwiek droga, po której jeżdżą samochody, do podanych wyżej kosztów należy doliczyć 3 000 złotych.

Koszty zmienne

1. Posiłek/catering po biegu – 12 złotych x 300
2. Medal – 13 złotych x 300 (medal stalowy) lub około 6 złotych x 300 ( medal drewniany)
3. Numer startowy – 1,5 złotego x 300
4. Gadżet/koszulka – brak
5. Koszt – prowizja od opłat online przy zapisach na bieg – 350 złotych

O ile z posiłku po biegu można zrezygnować, to medal i numer startowy to plan minimum. Co oznacza, koszt w wersji z medalem drewnianym – 2 600 złotych.

Koszty dodatkowe

1. Koszty logistyczne i transportu – 500 złotych
2. Koszt strony internetowej – 1 000 złotych (przy stronie na gotowym szablonie)
3. Koszt grafika – projekt medalu i logotypu – 300 złotych
4. Koszt serwerów – 200 złotych
5. Obsługa social media – 1 000 złotych
6. Koszty pracowników i obsługi – przy 8 pracownikach – min. 1 600 złotych
7. Obsługa księgowa – 300 złotych
8. Koszty promocji biegu – 1 000 złotych

W wersji minimum: 5 900 złotych

Koszty inne (nieuwzględnione powyżej)

1. Kilkukrotne pojawienie się na miejscu biegu (czas, paliwo).
2. Obsługa maila i komunikacja z uczestnikami.
3. Przygotowanie regulaminu zawodów przygotowanie treści na stronę internetową.
4. Branding imprezy w postaci flag czy namiotów.
5. Składka ZUS-u – (1 500 PLN miesięcznie) w przypadku osób samozatrudnionych.

Wszystkie powyższe koszty to wersja minimum. Po podsumowaniu nie licząc kosztów dodatkowych oraz innych wychodzi 11 000 złotych.  W wersji z medalem drewnianym, bez posiłku po biegu oraz na trasie w 100% po lesie.  Jednak nawet przy trasach po lesie pojawia się często dodatkowy koszt w wysokości od 5 do 20 złotych lub więcej od uczestnika, co automatycznie powiększa budżet o kwotę od 1500 do 6 000 złotych przy imprezie na 300 osób.

Podsumowanie

Najprostszy bieg będzie nas kosztował 11 000 złotych plus wymienione powyżej koszty dodatkowe, w wysokości 5900 złotych. Razem wychodzi 17 000 złotych. Wpływy ze sprzedaży pakietów startowych za taki bieg przy frekwencji 300 osób to 15 000 złotych. Oznacza to, by wyjść na zero zawody muszą kosztować 60 złotych. W pakiecie bez żadnego gadżetu. I to wszystko przy założeniu, że sprzedam komplet 300 pakietów. A jeśli sprzedam 200?

Gdyby pakiet przy 300 uczestnikach kosztował 50 złotych, to z wpisowego otrzymalibyśmy 15 000 zł. Oznaczałoby to konieczność dopłacenia z własnych środków organizatora 2 000 złotych.

To też daje odpowiedź na pytanie dlaczego organizator nie zwraca opłaty startowej np na 2-3 tygodnie przed zawodami. Czy jak kupisz bilet do kina i zmienisz plany to napiszesz do Multikina, by oddali Ci pieniądze?

Wnioski

95% organizatorów to pasjonaci sportu. Osoby, które organizują biegi prywatnie, mogą to robić w znacznym stopniu dzięki wsparciu znajomych, przyjaciół i rodziny. Wtedy koszty osobowe są mniejsze, a nasi bliscy robią to dlatego, że chcą nam pomóc i to bardzo ciekawa forma spędzenia wolnego czasu. Oczywiście, można zarabiać na biegach, na przykład dzięki wsparciu jednostek samorządowych lub sponsorów. Zarobki z organizowania imprez zależą zatem od wielu czynników, a do tego wymagają bardzo dużo pracy oraz odpowiedzialności za życie i zdrowie uczestników.

Co zatem nas czeka? Podwyżki cen pakietów startowych lub imprezy znikające z kalendarza.  To naturalne prawo rynku i trudno się temu dziwić. Trzeba pracować lepiej, więcej i efektywniej, by nasze imprezy utrzymały się na rynku. Mam jednak do Was prośbę drodzy biegacze. Jesteśmy jedną społecznością. Gdy następnym razem zobaczycie opłatę startową 100 złotych za udział w biegu i kusi Was by napisać, jaki to podły i chytry jest organizator, to wróćcie do tego wpisu.

Tekst: Tomasz Makowski, nightrunners.pl

Autor jest organizatorem ogólnopolskiego cyklu biegów dla dzieci i młodzieży Kids Run.

fot. Łukasz Radziejewski/ Unsplash